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仕事の効率化|しないことリスト(Not To Do List)を書けばいい

仕事を効率化するために、有効な手段をご紹介します。

「仕事の効率が悪い…」という場合には、目標が明確ではない、やるべきことがはっきりしない…というケースがあります。何かモヤモヤしているために、自信を持って前に進むことができず、停滞し仕事の効率が落ちてしまうのです。行く道が定まらず、右往左往しているイメージです。

※そんなときは、些末なことに手を出して効率を落とす…ということがあると思います。

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 「しないこと」を洗い出す

目標がなかなか定まらない。やるべきことが、漠として自分でもよくわからない。そんな状況を打開するためには、「しないこと」を洗い出し視覚化する、という方法が有効です。

「すべきではない…」と思う、すべてのことを書き出してみる。「しないこと」を書き出し視覚化するのです。そうすれば、「すべきこと」が自ずから見つかり、効率化につながります。

やるべきことは今ひとつハッキリしないが、やりたくないこと・やるべきではないことはハッキリしている…ということがあると思います。そんなときは、「しないこと」からのアプローチが有効です。

以下、「しないことリスト」の効果を3つ挙げます。

 消去法で正解が残る ⇒ 主体的に選べる

まず、消去法で正解(すべきこと)が残る…ということがあります。

いろいろな選択肢があれば、迷ってしまい、選べなくなってしまう…という現象があります。

たとえば、おやつを買うときに棚に商品がたくさんあると、どれを買えばいいのかわからなくなってしまいます。選べないので、商品を絞ってくれればいいのに…と思うことすらあります。

※迷った挙句、「あ~もうこれでいい」として選ぶこともあります(笑)。

個々の選択肢の長所・短所を比較して選びたいけれど、選択肢が多くなるとそれが難しくなります。頭が混乱してしまうんですね…。そして、フリーズするかシャットダウンします。

そのような状況を防ぐためには、行く道の候補を自分で絞らなければいけません。

そこで、「しないことリスト」が役に立ちます。そのリストを使えば、かなり選択肢を絞れるはずです。自分にとって余計なものを削除するツールだ、と考えればいいのかもしれません。

先のおやつの例でいえば、健康に悪いものは買わない、たとえば、塩分(糖分)の高いものは買わない、油をたくさんつかっているものは買わない、と決めてしまえば、選びやすくなりますね。その結果、「これでいい」ではなく、「これがいい」という選択に変わるはずです

このように、残った道の中から行く道を主体的に選択できるようになります。

 人は「やりたくないこと」に強く反応する

人は「嫌なこと」に強く反応します。

うれしいことよりも、嫌なことに強く反応するのです。

※このことを、「損失回避性」といいます。

損失を利益より大きく評価する人間心理のことをいう。

引用:コトバンク

例えば、1万円もらった時と、1万円落とした時のことを比較してみてください。

1万円もらった時はうれしいです。

うれしいですが、そのうれしさは思うほど長くは続きません。では、1万円落とした時はどうでしょうか?当然がっかりしますが、しばらくそのがっかりが、尾を引くのではないでしょうか?あの1万円があれば…と思い返すこともよくあるかもしれません。※得と損で印象に差があります。

という具合に、人は嫌なことに強く反応します

この性質を利用するのが、「しないことリスト」です。やりたいことリストを作っても、軽く受け止めて効果がないかもしれません。本当に緊急かつ重要なもの以外は、「まぁ、そのうちできればいいね…」ぐらいの感覚で済ませる人も多いと思います。私もそうです(笑)。

でも、「しないことリスト」には、効果が期待できます。

そのリストを可視化しておくと、それを自ら避けようと自然に行動します。無理をしているわけではありません。嫌だから本能的に避けようとするのです。それだけ、「嫌」のパワーは強いものです。※意識的に努力する必要がないので、比較的実践することが容易です。

※通常は、「しないこと=やりたくないこと」のはずです。

なので、このチカラを利用しない手はないと思います。

 些末なことに手を出さなくなる

最後に、些末なことに手を出さなくなる、ということがあります。

仕事をしていると、つい些末なことに手を出して、効率を損ねてしまう…ということがあります。仕事をするはずなのに、ネットでSNSやニュースをチェックしてしまった…という経験がありませんか。必要がないのに、メールを頻繁にチェックする…ということもあります。

このことを防ぐためには、「~をしない」と決めておくことが、大事になります。

たとえば、重要度の低いことでも、作業のハードルが低ければ、(ほかに重要度の高い仕事があっても)それに手を出して、仕事をしたつもりになってしまうことがあります(笑)。このことを防ぐために、「重要度の低いことはしない」と、決めておきます。そして、リストにのせておけばいいのです。重要度の低いことに力を入れると、全体としての効率が悪くなります。

それでも、重要度の低いことをしたくなることがあります。

そんなときは、昼食後などの脳の働きが悪くなる時間帯にやるようにしましょう。なので、「脳がよく働く午前中に、重要度の低いことをしない」と決めるのが実践的だと思います。

大事な時間に、些末なことに手を出さなくなれば、仕事の効率は上がります。

 まとめ

今回は、仕事を効率化するための手段をご紹介しました。

ToDoリストを作る人は多いと思いますが、しないことリスト(NotToDoリスト)を作る人は比較的少ないと思います。でも、しないことリストの威力を見誤ってはいけません。

しないことリスト」を作れば、やるべきことがクリアになります(消去法で見えてきます)。そして、「これでいい」ではなく、「これがいい」として主体的な選択ができるようになります

※選択肢の多さからくる迷いや混乱がなくなるためです。

また、損失回避性から「しないことリスト」は、やりたいことリストよりも有効である可能性が高くなります。であれば、やりたいことリスト(ToDoリスト)よりもまず、「やりたくないことリスト」を作ってみたいですね。※自分の中で迷いがなくなり、集中力も上がります。

さらに、些末なことに手を出す…ということを防ぐことができます。

しないことリスト」を作ることにより、やらないこと・やってはいけないことをクリアにすることができ、「不要なことをついやってしまう…」ということを防げます。

また、今回は書きませんでしたが、相手の依頼を断ることができるようになります。「~しない」と決めているので、そこに当てはまる依頼については断わることができるようになるのです。

以上のことから、仕事の効率化につながる…というわけです。