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仕事の効率化|これを決めるだけで効率が上がる

誰しも、仕事を効率化したい、という思いがあるでしょう。

仕事の効率が悪い…という場合には、やるべきことがはっきりしない、タスクに対する納得感がない…というケースがあります。そのケースでは、自信&確信を持って前に進むことができず、停滞し仕事の効率が落ちてしまいます。些末なことに手を出して、効率を落としがちになるのです。

今回は、主にそのケースでの効率化について書きます。

 目次

 仕事上で「しないこと」を決める ⇒ 効率化につながる

やめて効率化する

仕事上でしないことを決めてしまえば、仕事の効率化につながります。

仕事に対する納得感がない、やるべきことが漠として自分でもよくわからない。そんな状況を打開するためには、「しないこと」を洗い出し視覚化する、という方法が有効です。

自分が「すべきではない」と思う、すべてのことを書き出してみる。「しないこと」を書き出し視覚化するのです。そうすれば、「すべきこと」が自ずから見つかり、効率化につながります。

やるべきことは曖昧だが、やりたくないこと・やるべきではないことは明瞭だ、ということがあります(その方が普通かも…)。そんなときは、「しないこと」からのアプローチが有効です。

 消去法で正解が残る ⇒ 主体的に選べる

しないことを決めれば、正解(すべきこと)が残る…ということがあります。

いろいろな選択肢があれば、迷ってしまい、選べなくなってしまう…という現象があります。

たとえば、おやつを買うときに棚に商品がたくさんあると、どれを買えばいいのかわからなくなってしまいます。選べないので、商品を絞ってくれればいいのに…と思うことすらあります。

※迷った挙句、「あ~もうこれでいい」として選ぶこともあります(笑)。

個々の選択肢の長所・短所を比較して選びたいけれど、選択肢が多くなるとそれが難しくなります。頭が混乱してしまうんですね…。そして、フリーズするかシャットダウンします。

※効率化とは程遠い状態ですね。

 主体的に選ぶために選択肢を絞る

そのような状況を防ぐためには、行く道の候補を自分で絞らなければいけません。

そこで、「しないことリスト」が役に立ちます。そのリストを使えば、かなり選択肢を絞れるはずです。自分にとって余計なものを削除するツールだ、と考えればいいのかもしれません。

先のおやつの例でいえば、健康に悪いものは買わない、たとえば、塩分(糖分)の高いものは買わない、油をたくさんつかっているものは買わない、と決めてしまえば、選びやすくなりますね。その結果、「これでいい」ではなく、「これがいい」という主体的な選択に変わるはずです

※残った道の中から、行く道を主体的に選択できるようになります。

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 人はやりたくないことに強く反応する

人は「嫌なこと」に強く反応します。

うれしいことよりも、嫌なことに強く反応するのです。このことを、「損失回避性」といいます。例えば、1万円もらった時と、1万円落とした時のことを比較してみてください。

1万円もらった時はうれしいです。

うれしいですが、そのうれしさは思うほど長くは続きません。では、1万円落とした時はどうでしょうか?当然がっかりしますが、しばらくそのがっかりが、尾を引くのではないでしょうか?あの1万円があれば…と思い返すこともよくあるでしょう。※思い出すのは、「損」の方です。

という具合に、人は嫌なことに強く反応します。

 しないことリストで効率化する

この人の性質を利用するのが、「しないことリスト」です。

やりたいことリストを作っても、軽く受け止めて効果がないかもしれません。

本当に緊急かつ重要なもの以外は、「まぁ、そのうちできればいいね…」ぐらいの感覚で済ませる人も多いと思います(タスクがリストに残り続けます)。私もそうです(笑)。

でも、「しないことリスト」には、効果が期待できます。

すべきではないことを可視化しておくと、それを自ら避けようと自然に行動します。無理をしているわけではありません。嫌だから本能的に避けようとするのです。それだけ、「嫌」のパワーは強いものです。※意識的に努力する必要がないので、比較的実践することが容易です。

なので、この力を利用しない手はないと思います。

 些末なことに手を出さなくなる

しないことを決めれば、些末なことに手を出さなくなります。

仕事をしていると、つい些末なことに手を出して、効率を損ねてしまう…ということがあります。仕事をするはずなのに、ネットでSNSやニュースをチェックしてしまった…という経験がありませんか。必要がないのに、メールを頻繁にチェックする…ということもあります。

このことを防ぐためには、「~をしない」と決めておくことが、大事になります。息抜きにするのはいいと思います。なので、この最中(時間帯)にはしない、とするのがいいでしょう。

※時間(帯)の重要度を鑑み、メリハリをつければ、仕事の効率が上がります。

 重要度の低いことをやめる

たとえば、重要度の低いことでも、作業のハードルが低ければ、(ほかに重要度の高い仕事があっても)それに手を出して、仕事をしたつもりになってしまうことがあります(笑)。

このことを防ぐために、「重要度の低いことはしない」と、決めておきます。そして、リストにのせておきます。重要度の低いことに力を入れると、全体としての効率が悪くなります。

それでも、重要度の低いことをしたくなることがあります。

そんなときは、昼食後などの脳の働きが悪くなる時間帯にやるようにしましょう。なので、「脳がよく働く午前中に、重要度の低いことをしない」と決めるのが、実践的だと思います。

大事な時間に、些末なことに手を出さなくなれば、仕事の効率は上がります。

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 まとめ

今回は、仕事を効率化するための方法をご紹介しました。

ToDoリストを作る人は多いと思いますが、しないことリスト(NotToDoリスト)を作る人は比較的少ないと思います。でも、しないことリストの威力を見誤ってはいけません。

このリストを作れば、やるべきことがクリアになります(消去法で見えてきます)。そして、「これでいい」ではなく、「これがいい」として主体的な選択ができるようになります

※選択肢の多さからくる迷いや混乱がなくなるためです。

また、損失回避性から「しないことリスト」は、やりたいことリストよりも有効である可能性が高くなります。さらに、些末なことに手を出す…ということを防ぐことができます。

自分用の「しないことリスト」を作ることにより、やらないこと・やってはいけないことを明確にすることができ、「不要なことを、ついやってしまう…」ということを防げます。

また、今回は書きませんでしたが、相手の依頼を断ることができるようになります。「~しない」と決めているので、そこに当てはまる依頼を、遠慮なく断わることができるようになります。以上のことから、しないことを決めれば、仕事の効率化につながる…というわけです。

今回の記事:「仕事の効率化|これを決めるだけで効率が上がる」