仕事の優先順位というものがある。
仕事に優先順位をつけて、その順位が高いものから実施しなさい…と指導を受けたことのある人もいるだろう。それはそのとおりで、そのことに異存のある人は少ないと思う。だが、「優先順位どおりに仕事をしているか」と問われれば、「必ずしもそうではない」と答える人も多いだろう。やるべき仕事だけれど、手をつけないで放置する…ということがないだろうか。
今回は、仕事の優先順位を守れない理由について書いてみたい。
目次
- 目次
- 優先順位を決められない
- 優先順位どおりに計画できない
- 優先順位を考える時間が必要になる
- 優先順位どおりに実施できない
- なぜ重要度を重視するのか
- 緊急度を優先すると主体性を失う
- 自分にとって何が重要なのか？
- まとめ
優先順位を決められない
そもそも、優先順位を決められない…ということがある。
１）緊急度が高く、重要度も高い
２）緊急度が高く、重要度が中～
３）緊急度が低く、重要度が高い
４）緊急度が低く、重要度が中～
～ 実行するかしないかを決めるライン ～
５）緊急度が高く、重要度が低い
６）緊急度が低く、重要度も低い
出典：「いつかやる」は結局やらない｜先送りせずにすぐやる人になる
※２と３は入れ替わることがある。
優先順位を決められない…というのは、まずそれを決めるための「ものさし」を持っていないためだ。そのものさしは、「緊急度×重要度」で組み立てることができる。「緊急度が高く、重要度も高い」を最上位にする、「緊急度が低く、重要度も低い」ことを最下位にする…ということについては、あまり異論がないだろう。問題は、その間にあるタスクの優先順位の決め方だ。
優先順位を上手く決められない…という人は、そこがゴチャゴチャになったり、緊急度ばかり気になって、重要度が疎かになったり…ということになっているはずだ。何か違うな…と思いつつ、緊急度にしたがってタスクを処理している…という人は多いはずだ。
優先順位どおりに計画できない
仕事を優先順位どおりにできない人は、計画があいまいだ。
その理由だが、１）優先順位を決めるのが面倒くさい、２）優先順位を決められない、３）優先順位を決めることを軽視している、４）頭の中でしか計画を立てていない、などが考えられる。「優先順位を決めるのが面倒くさい」については、たしかにある（笑）。緊急性の高いタスクから順番に処理していけば（それなりに仕事になるのだから）それでいいじゃん…と思うのだ。
また、なんとなく「頭の中でしか計画を立てていない」ということもよくある。いちいち書き出すのは面倒なので、大雑把でも「頭の中でわかっていればいいよね」と思ってしまう。
優先順位を考える時間が必要になる
自分のものさしにしたがって、優先順位を考える時間が必要になる。
自己啓発の本には、「緊急度が低く重要度が高いタスクを重視しましょう」と書かれている。それはそのとおりだと思うが、「どうやって重要度を決めるのか」、「中ぐらいの場合はどうするのか」という問いには、自分で答えなければいけない。なので、自分のものさしを作ってみて、実践の中でそのものさしが機能しているのかどうか確かめ、絶えず改めていくことが大事なのだ。
そのためにも、自分のものさしにしたがって、優先順位を考える時間が必要になる。
優先順位どおりに実施できない
計画を立てても、優先順位どおりに実施できないことがある。
緊急度の高い割り込みの仕事が入ったり、重要度よりも緊急度を重視してしまったり、難易度の低い手軽なタスクを片づけて少しでも達成感を得たい…と思うためだ。
また、些末なことをやり始めて、ついそれに没頭してしまう…ということもあるだろう。たとえばあなたも、ちょっと片づけを…と思いやり始めたら、細かいところが気になってやり込んでしまった…という経験をしたことがあると思う（笑）。
・電話を取ろうとしなかったＦさん
私がＦさんと話をしたときのエピソードだ。
多忙なＦさんと話すためには、色々と段取りがあり、苦労の末ようやく時間をとってもらい話をすることができた。話を始めて何分かたったとき、Ｆさんの卓上にある電話が鳴った。そのとき、私はＦさんが受話器をとるだろう…と思ったのだが、呼び出し音を無視して私との話を続けた。そのときＦさんは、「ちょっとすみません」と私に言って、電話に出ることはできたはずだ。
しかし、自分からそうしようとはしなかった。電話に出るよりも、目の前の人と話をすることの方が優先順位が高い…と考えた結果だろう。結局私から、「電話に出られたらどうですか？」と言って、電話には出たのだが、ここまで緊急度（電話に出ること）を無視できる人はめずらしい。
※優先順位を守るためには、こういう姿勢が必要なのだろう。
なぜ重要度を重視するのか
なぜ重要度を重視するのか…についても書いておきたい。
それは、重要度が成果に直結するためだ。たとえば、「毎日コツコツ勉強する習慣を身につける」というタスクがあるとしよう。このタスクに緊急性はないが、この習慣を身につければ、勉強にしろ仕事にしろ（将来の）成果に結びつくだろうと容易に想像できる。
また、人は重要度よりも緊急度に目を奪われやすい。
目の前に締め切りがあれば、「締切効果」でそのタスクをやらなければいけない…と半ば自動的に思ってしまう。だが、緊急度が高くても重要度が低いタスクはやる必要がない。そのタイプのタスクは、ほかの適切な人にやってもらった方がいいのだ。
緊急度を優先すると主体性を失う
緊急度を優先すると、主体性を失うことになりやすい。
どうしても、「やらされている」感が強くなるのだ。たとえば、技術の人が営業の人から急ぎの問い合わせを受けたとき、（技術の人にとっては）それは緊急度の高い割り込みの仕事になる。こういうときは、（本当はダメなことだが）「面倒くさいな…」と思いながら、主体性をなくして対応することになる。こういう仕事が多くなれば、仕事に嫌気がさすのも時間の問題だ。
なので、基本的には重要度を重視する方がいいのだ。
自分にとって何が重要なのか？
自分にとって何が重要なのか…と自問自答した方がいい。
と言われても、よくわからないかもしれない。では、自分はどのような成果を出したいのか、どのような付加価値を生み出したいのか、何によって覚えられたいのか、何を通じて影響力を持ちたいのか…と結果から考えてみればいい。そして、そのための大きな変数は何か…と考えるのだ。
ただし、自分の効率だけ求めて自己本位になってはいけない。人と人が繋がって仕事をしている限り、人間関係を良好に保つことは、とても大事な要素になる。仲間から（その人や会社にとって重要度が高い）急ぎの問い合わせをうけたときは、親切に対応した方がいいのだ。
※バランスが大事になる…ということだ。
まとめ
今回は、仕事の優先順位を守れない理由について書いてみた。
今回の記事で書いたのは、１）優先順位を決められない、２）優先順位どおりに計画できない、３）優先順位どおりに実施できない、の３つだ。まずは、優先順位をつけることに対する意識を高くすることだ。「そんなものは大して重要じゃない」と思っていると、優先順位どおりにできる確率が低くなる。成果を出すためには、必要なことだと強く意識した方がいいだろう。
今回の記事：「仕事の優先順位どおりにできない理由」
