不器用な生き方をやめたい

無駄なプライドは捨てた方がいいんじゃない?

話のまとめ方7つ|自分の話を整理するためには

自分の話をまとめたい…と思うことがあると思う。

人に伝えるためには、自分の話をまとめることが大事になる。相手に伝わるかどうか、相手が聞く耳を持ってくれるかどうか…これらは、話のまとめ方次第だ。「もう少し話をまとめてから持ってきてください」と直接言われることはあまりないが(笑)、(相手に)心の中でそう思われているケースは普通にあるだろう。今回は、話のまとめ方について書いてみたい。

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 目次

 無駄な部分を削ぎ落とす

無駄を削る

話をまとめるためには、無駄な部分を削ぎ落す作業が必要になる。

この人は、話が取っ散らかって、まとまりのない話をするな…と思ったことがないだろうか。そんなときは、本人が伝えたいことがぼやけてしまっている状態だ。ピントを撮りたいものではなく、周辺にある些末な(無駄な)ものに合わせるため、そういう状態になってしまうのだ。

ブログの記事を書くときでも、派生的な話を書いている内におもしろくなり、そちらにピントを合わせて書く…ということがある。もちろん、派生的な話やエピソードを書いてもいいのだが、そこの分量が多くなってしまうと、バランスを欠いてしまったり、主従関係の逆転が起こってしまう。なので、そうならないように、無駄な部分を削ぎ落す作業が必要になるのだ。

 優先順位をつける

自分の話の内容に、優先順位をつけたい。

前回の記事で、仕事の優先順位の話をした。「重要度を優先して仕事の優先順位を決めた方がいい」ということも書いたが、なぜ優先順位を決めた方がいいかといえば、成果に効いてくるためだ。重要度を重視して優先順位を決めれば、良い成果を生み出すことができるのだ。

このことは、「話」についても同様だ。自分の話、伝えたい話の内容について優先順位をつけ、その順位の高いものから話す…ということをする。話の優先順位を決めるときも、重要度にしたがうといいだろう。具体的に言うと、自分が相手に伝えたいと思うこと、相手が知りたい・聞きたいと思うこと…にしたがい、優先順位をつけるということだ。

 結論から逆算する

話をまとめるためには、結論から逆算すればいい。

ときどき「結論から言うと…」と話し出す人がいる。そういう人の話はわかりやすいことが多い。なぜわかりやすいのかと言えば、聞き手が知りたい・聞きたいと思うことを最初に伝えるためだ。先に述べたように、優先順位の高いものから話すために、わかりやすくなるのだ。

結論から逆算すれば、話を組み立てるときもまとまりやすい。

ドンと結論を置く⇒結論を導く根拠を述べる⇒事例を出す⇒反論を検討する…という流れで話を組み立てやすくなるのだ。その過程で「根拠に問題があるな・弱いな」、「適切な事例がないな」、「反論の方が強力だな…」と思えば、元の結論を見直す作業をしてもいい。

 大枠から考える

話をまとめるためには、大枠から考えた方がいい。

上司からあるプロジェクトに参加するように指示され仕事にとりかかったが、プロジェクトにおける自分の役割や位置づけがわからず、どこか悶々としながら流れてくる仕事だけをこなす…という状況がある。自分の頭の中でまとまりがついていない状態だが、これはプロジェクトの全体像が見えていなかったり、大枠から考える発想がないときに起こりがちなことだ。

※自分から求めないと、この種の情報は得られない。

この話は「話をまとめること」とは無関係だが、たいていのことは、大枠から考えた方がいいのだ。「大枠から~」というのは、先に述べた「結論を置く⇒結論を導く根拠を述べる⇒事例を出す⇒反論を検討する…」という作りもそうだし、「大きいことから考える」という意味もある。

※森全体のことを考えてから、個々の木へ…ということだ。

 抽象から具体へ落とす

大枠から考える手法の一部だが、抽象から具体へ落とす方法がある。

抽象は具体の上位概念なので、「大から考える」ということになる。たとえば、「結論から逆算する」のところで、最初に「話をまとめるためには、結論から逆算すればいい」と書いた。この部分が抽象にあたる。そして、それ以降の文が具体にあたる。抽象だけでは何のことやらわからないので、具体で説明する…というイメージだ。※抽象⇒具体⇒抽象で文章が引き締まる。

 5W1Hで整理する

5W1Hで整理すればいい…と言われたことがないだろうか。

これは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、と6つの点を明らかにすることで、話をまとめようとするものだ。こうすることで、話がクリアになるし、モレもなくなる…ということだ。

この型をもう少し使えるよう加工しておきたい。

5W1Hと言われてもピンとこない(笑)。なので英単語は忘れて、1)いつどこでだれが何を、2)どのように、3)なぜ、と3つのパートに分けたい。(誰かの行為であれば)1は外から観察できる事実、2は解釈が分かれる得る事実、3は外から観察しにくいこと、になる。

意味合いで3つに分けて覚えればいいのだ。

 事実と感想を分ける

話を整理するためには、事実と感想を分けた方がいい。

事実というのは、誰が見ても同じ評価になる事象のことだ。5W1Hで言うと、「いつどこでだれが何を」にあたる。感想は、個々人により変わるものだ。たとえば、この記事を読んで「役に立った」と思う人がいれば、「役に立たなかった」と思う人もいる。これらが感想にあたる。

人に話すときは、事実は事実としてわかるように話し、感想は感想としてわかるように話す。自分の都合で(あたかも)感想を事実であるかのように話すのは、やめた方がいいだろう。

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 まとめ

今回は、話のまとめ方について書いてみた。

今回の記事で書いたのは、1)無駄な部分を削ぎ落とす、2)優先順位をつける、3)結論から逆算する、4)大枠から考える、5)抽象から具体へ落とす、6)5W1Hで整理する、7)事実と感想を分ける、の7つだ。「あなたは全部できているのか?」と問われれば、あやしいが(笑)、これらの点に注意して話せば(書けば)、それなりに上手く話がまとまるだろう。

今回の記事:「話のまとめ方7つ|自分の話を整理するためには」